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                    財務共享背景下業財融合的問題及其解決措施——以Y建筑企業為例

                    來源:老字號品牌營銷 作者:竇卓
                    發布于:2022-08-11 共5038字

                      摘要:隨著信息科技時代的不斷發展,萬物皆關聯,以往的財務管理模式已經無法全面滿足企業的發展需求,許多大型企業在日新月異的發展中都在不斷進行自我革新、管理升級。因此,“財務共享中心”逐漸走入大眾的視野。這里指的是運用“互聯網+”、云計算等信息技術與理念來進一步幫助大型集團在財務上實現數字化、智能化、集中化的效果。在這種模式下,通過這一平臺,提高業務部門和財務部門的溝通效率,減少了信息不同步等問題的出現。同時,隨著對該模式的進一步推廣與探索,財務共享中心模式與業財融合相結合的理念也成為當前財務管理的新熱點。本文以Y公司為例,對其財務共享中心建設現狀進行分析,并對企業在業財融合中存在的問題提出解決措施,為同行企業提供參考。

                      關鍵詞:財務共享;業財融合;優化財務管理;

                      一、財務共享與業財融合概述

                      (一)財務共享的概念

                      主要是利用互聯網技術,結合OCR識別、票據影像、工作流等工具,將冗雜的財務數據及散布在各個業務部門的財務數據都匯集到同一個平臺上,并將數據進行規范化的統一管理,同時利用大數據的數據分類處理功能,為企業管理層提供更加精準、可靠的數據支持。

                      (二)業財融合的概念

                      將企業業務部門的工作和財務部門的工作進行整合,讓兩者融合發展。在實際應用中,當業務部要將信息向財務部及時傳輸的時候,財務人員不僅是完成核算與監督,還要結合業務部門的數據,來獲取更多的有用信息。

                      (三)財務共享中心模式下的業財融合

                      二者相結合,基于財務共享中心模式,進行業財融合,以業務流為起點,將財務、業務數據進行集中化、標準化處理,在共享平臺上通過對業務流程的優化重塑,共享平臺功能得到延展,提高財務管理質量和效率,為經營決策提供有力的數據保障。財務共享是業財融合實現的重要途徑和基礎,業財融合又反過來助推財務共享中心優化升級,形成良性循環。

                      二、案例介紹

                      (一)公司簡介

                      Y公司是一家集鐵路建設、工程建筑、設計勘察、工業制造、物流貿易、工程監理等為一體的大型企業集團,坐擁下屬子公司和分公司30多家,具有相關工程施工總承包特級資質。2017 年,開啟了財務共享服務中心建設之路。2020 年營業收入為 442.1億元,同比上年增長 11%。該企業仍不斷致力于財務管理的升級。

                      (二)公司財務共享中心概況

                      改革前,企業的財務管理模式是較為分散的,其擁有較復雜的層級結構、跨度較大的業務項目,總分公司及項目部各自擁有獨立的帳,財務信息會有滯后性,企業當時急需一種可以匯總數據信息的平臺;此外,子分公司和項目部采用的會計政策也有所不同,總部在最終的數據處理中耗費成本較大;各子分公司都有自己的財務決策和規定,使得總部對下面公司的管控能力較弱。因此,公司集團決定建立有別于傳統意義上財務管理模式的財務共享中心。以下是Y公司財務共享中心發展歷程:

                      2017年9月,總部組織相關人員前往當時正在順利運行財務共享中心的標桿單位進行觀摩和調研;

                      2017年10月,組織相關財務人員對表單及流程進行測試和梳理;

                      2018年3月,向公司上級上報設計組建財務共享中心的實施方案;

                      2018年4月,成立財務共享中心實施的領導小組,先在分公司中選取了部分單位進行線上試點,隨后財務共享服務中心正式揭牌成立,標志著集團的財務管理模式新的變革。

                      (三)財務共享中心模式下的業財融合現狀

                      1.業財系統融合現狀

                      Y公司財務共享服務中心成立以來,完成了業財共享平臺與資金系統、成本管理系統、稅務系統、OA系統的初步對接,實現了部分業務在微信上實時審批。隨著業務量的增加,財務數據的整合,如銀行賬戶、往來客戶、常用數據等這些信息和數據在共享平臺的互聯,不斷維護著數據的維度,幫助系統初步一體化。同時,加入OCR 智能識別系統(將圖片上的文字轉換為可編輯文本的軟件),在識別發票代碼、號碼后,直接與金稅系統推送的發票進行匹配、對比,然后從發票臺賬讀取發票的發票金額、開票日期、稅額、稅率等信息,規避因手工錄入可能導致的錯誤,減少了發票的錄入時間,提高了工作效率。

                      2.業財融合流程現狀

                      目前,公司針對不同業務,設立了不同的業務組,通過研究后編訂了各種制度、操作手冊等。比如《公司財務共享服務中心業務流程手冊》,進一步規范了集團內部的核算方法、會計政策的使用以及業務執行的標準,給財務人員提供了全套的系統流程;《項目財務業務標準及審核手冊》,手冊以項目業務和會計要素為主線,依據日常的核算業務,總結出100多個項目的業務流程和不同類型業務的十個審核標準來規范財務業務的操作流程。同時,設立多個層級審批環節,由共享中心的財務人員在線進行全流程審批,逐步完成“頂層設計、試點先行、逐步完善、集團推廣”的建設任務。

                      審批流程:當發生業務時,業務人員發起報銷流程,在部門主管、項目財務及項目領導審批后,移送到財務共享服務中心,再審核后確實存在資金支付的情況,將提交至資金初審、復審部門審核,之后才可以進入最終的支付環節。

                      3.財務共享中心現狀

                      (1)組織結構

                      Y企業的特點就是組織復雜、層級較多。原先Y公司的組織層級S設立子公司和分公司,而子公司下還有分公司,分公司下有不同的項目部,每個項目部有自己獨立的核算賬套,負責本項目的財務工作,并于核算完后逐級匯總上報,這種模式僅限于各自部門對各自業務的掌握。存在一些不足:一是逐級上報的過程較為煩瑣耗時,不符合財務信息的及時性要求;二是即使逐級上報后,總部最后只能得到一個數字,表面的數字不利于總部了解下級公司的工作進程,同時偶爾也會存在人工輸入數據出錯的情況。在建立了財務共享服務中心后,分離出子公司(分公司)及其所屬項目部日;A核算,統一在財務共享中心處理,不用逐級上報,減少了重復工作,提高了運行效率。

                      工作人員主要通過“財務共享服務中心—業財共享平臺”,也稱為業財共享平臺進行業務處理。目前Y公司的財務共享服務中心主要負責人是共享中心的主任和副主任,共享中心由專門負責收入成本、資產費用、資金管理、數據運營、綜合管理、報表管理、稅務管理、檔案稽核的八個科室構成。

                      (2)人員構成

                      總公司的財務總監兼任財務共享服務中心主任,副主任及其他人員來自公司的內部選拔,要求競選者具備財稅、金融及相關財經類專業知識,且從事財務管理、會計核算工作。

                      三、Y公司財務共享平臺下業財融合過程中存在的問題

                      企業按照“理念變革、手段移植,整體規劃、循序漸進”的原則,積極開展共享平臺的建設工作,但仍然存在一些問題。

                      (一)雙系統融合及平臺功能不全面

                      1.系統共享度有待提升

                      業務、財務在完整的系統下才能更好地融合,共享中心不是單獨的一個部門,是與企業的數據信息共存的。Y公司初期想要完成“三平臺一中心”,即數據錄入平臺、業務處理平臺、數據輸出平臺和數據決策中心的建設,通過“三平臺一中心”實現自動化、智能化、數字化的目標。而目前的業財系統僅僅是初步交融,并未實現當初設定的系統的完全融合,兩個系統間的連接只做到部分信息數據的共享,如與物資系統、工經系統等都未在共享平臺上融合。

                      2.平臺功能延展度不高

                      在整套流程中,缺少事前在流程起點處的預算額度以及在執行過程中對預算的執行情況的考核,目前案例公司的預算功能還未完全啟動,難以指導企業的日常管理及決策;稅務方面,雖然有稅務管理模塊的功能,但主要是針對增值稅發票的開具、作廢、認領功能,不能起到納稅籌劃、提取數據后納稅申報的作用。

                      (二)業務流程亟待優化

                      1.部分業務流程標準不完全統一

                      由于各個子分公司財務人員在具體工作時對流程制度和標準的把控存在偏差,在一些具體的業務流程上需要財務主管的職業判斷。此外,由于標準不一致,會產生漏單、退單。以費用報銷流程為例,當發生業務時,業務人員發起報銷流程,再交給部門主管、項目財務及項目領導審批,最后移送到財務共享服務中心,按照當初的設定,再審核后確實存在資金支付的情況,將提交至資金支付環節,最后憑證歸檔,整個流程完成。這里的問題在于在各業務部門提交后共享平臺會因不同的標準而產生退單和漏單。費用報銷流程如圖1所示:

                    財務共享中心費用報銷流程

                    圖1 財務共享中心費用報銷流程

                      2.流程調整管理需要加強

                      統一的業務流程有助于管理,但是缺少一定程度的靈活度后很難滿足以后的發展,市場是動態變化的,加上眾多的子(分)公司在處理具體業務時是不一樣的,需要隨著行業政策做調整。

                      (三)人員管理水平有待提高

                      雖然總部開展了有關業財融合的一系列工作培訓,但其不是全面系統的,有些員工仍存在概念了解有限、服務意識弱等問題。且財務共享中心的八大科室負責的業務比較單一,日常審核百張類似的業務單據,這種重復枯燥的工作,讓員工在工作中慢慢喪失積極性,特別是基層財務人員,面對眾多子分公司的票據,又身兼多職,一邊是業務財務崗位,一邊做輔助財務工作,久而久之難免產生麻痹的工作態度,不利于員工的職業發展及業財融合的推廣。

                      四、Y公司基于財務共享中心模式的業財融合相關優化建議

                      企業在進行自我管理的革新時,要注意從整體出發,不論是在優化業務流程方面還是在更新系統、收集數據等方面,都要以業財融合的視角去考慮、去優化、去設計工作,形成一體化管理,為了有效解決Y公司財務共享模式下業財融合存在的問題,提出以下幾方面優化措施。

                      (一)加強系統融合并增加平臺功能

                      1.提高系統共享融合程度

                      系統的不完善是財務和業務一體化的主要障礙,為有效解決“信息孤島”問題、實現真正的財務信息與業務信息整合,企業應進一步加大在技術上的投入,將企業所需要在功能共享平臺上融合的相關業務部門和財務部門組織在一起進行對接,討論后將所有的需求交給技術部門。在確保財務數據和業務數據真正安全的前提下,通過加強技術升級與研發,實現數據標準化和系統化對接,實現業務系統與財務系統雙系統的連接,打破兩個系統的相互分離狀態,確保信息在工作方法中的普及,使業務信息標準化,使業務標準制度化,保證數據和信息的交流和進一步整合,建立相關的共享信息機制,更好地突出財務信息共享中心的職能和定位,推動企業數字化轉型。

                      2.增加預算管理功能

                      業財融合預算體系影響著公司精細化預算管理效果?蓮囊韵氯c進行完善:一是增強預算意識,加強對預算重要性的普及,提高業務人員和財務人員的預算意識。二是加強研發新功能,設立預算功能。將全面預算管理融入業務流程的各環節,實現每一節點的控制和監督,在流程運行中將數據傳遞給共享中心,財務工作此時可以延伸到業務的前方,達到實時把關對預算的執行情況的目的。三是完善平臺稅務管理功能。當前平臺是包含稅務板塊的,但其功能較為單一,無法真正實現對稅務風險的管控以及自動化的納稅業務,建議企業可以在拓展功能時,與集團上下包含子分公司在內的相關工作人員梳理每個流程的涉稅項目,普及最新的稅務規定,將稅收的最新政策和注意事項、法律法規、適用范圍進行信息的整合,同時,可以設置稅務工作底稿和自動申報的模板、取數規則,在業務流程遇到涉稅業務時實現自動化的納稅申報。同時,在系統中設置稅務風險預警,實現從上至下的風險控制。

                      (二)業務流程細化規范與完善

                      1.細化流程標準

                      通過進一步細化流程的標準來解決當前標準不一致的問題,這需要企業在整體層面標準的基礎上,細化各分公司的費用標準,實現雙控,避免標準成本差異造成的不通過和紕漏,設定工作中的額外費用標準是否超過規定標準,建議流程可以改進為圖2所示:

                    優化后的費用報銷流程管理

                    圖2 優化后的費用報銷流程管理

                      2.解決流程調整不及時的問題

                      企業可以在數據運營模塊增加流程調整管理崗來加以改善。要求任職的人員具備專業的技術知識、熟悉公司的所有業務流程,對流程工作保持敏銳的觀察。負責對流程進行實時監控,保障運行質量,收集項目部在流程中的反饋,對流程隨時進行優化和改進。

                      (三)完善人員選拔機制

                      財務共享模式下的業財融合要求財務人員不僅擁有豐富的財務知識,還要不斷強化自身的信息操作技術,在了解公司業務的所有流程的基礎上,助力于財務的升級與轉型。集團可以通過競聘上崗機制、完善培養培訓機制、優化激勵機制,為財務共享服務中心完善選拔、培養、激勵人才機制,提升員工工作積極性,增強員工的綜合實力,更好地進行業財融合。

                      參考文獻

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                    作者單位:西藏民族大學
                    原文出處:竇卓.財務共享背景下業財融合的問題及其解決措施——以Y建筑企業為例[J].老字號品牌營銷,2022(15):101-103.
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